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Impressum

Angaben gemäß § 5 DDG:

Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher und Datenschutzbeauftragter

Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer Daten in dieser Anwendung („TimeSecPlan“) im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO ist:

Betrieb der Anwendung: Die Anwendung wird von dem im Impressum genannten Anbieter (siehe Impressum) als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO bereitgestellt und betrieben. Der Betreiber verarbeitet die Daten ausschließlich im Auftrag und nach Weisung des Verantwortlichen. Anfragen zu Ihren Daten richten Sie bitte an den Verantwortlichen.

2. Zweck der Anwendung

TimeSecPlan dient der Einsatzplanung von Beschäftigten und Beschäftigten beauftragter Subunternehmen sowie der Erfassung der Arbeitszeit per QR-Code an den Einsatzorten (Objekten). Die Anwendung ist ein interner, passwortgeschützter Bereich und nicht für die Öffentlichkeit bestimmt.

3. Welche Daten wir verarbeiten

3.1 Stammdaten von Beschäftigten

Vor- und Nachname, Geschlecht (für die Anrede), Benutzername, PIN (nur verschlüsselt gespeichert), Telefonnummer, E-Mail-Adresse (optional), Qualifikation nach § 34a GewO, Bewacher-ID (bei vorhandener Qualifikation), Zugehörigkeit zum Unternehmen bzw. Subunternehmen, Rolle und Status (aktiv/inaktiv).

Zweck: Einsatzplanung, Kontaktaufnahme im Dienst, Nachweis der gesetzlich vorgeschriebenen Qualifikation im Bewachungsgewerbe (§ 34a GewO, Bewachungsverordnung).

3.2 Einsatzplanung

Geplante Schichten (Objekt, Datum, Uhrzeit), Zuordnung der Beschäftigten, Status der Einteilung (z. B. eingeplant, krank, Urlaub, abgesagt) sowie die Bestätigung bzw. Ablehnung von Einplanungen durch Subunternehmen.

3.3 Arbeitszeiterfassung und Standort beim Scan

Bei jedem Check-In und Check-Out werden gespeichert: Zeitpunkt, Objekt, Schicht, Art der Buchung, berechnete Arbeitszeit sowie der Standort (GPS-Koordinaten) im Moment des Scans.

Der Standort wird ausschließlich beim aktiven Scan abgefragt und dient nur der Prüfung, ob sich die Person am Einsatzort befindet (Schutz vor Falschbuchungen). Es findet keine laufende Ortung statt. Der Browser fragt vor der ersten Standortabfrage nach Ihrer Zustimmung.

Fehlgeschlagene Buchungsversuche (z. B. außerhalb des erlaubten Radius, außerhalb der Schichtzeit) werden mit Grund, Zeitpunkt und Standort protokolliert, um Fehlbedienungen und Missbrauch nachvollziehen zu können.

In der Mitarbeiter-App wird zum Scannen des QR-Codes die Kamera des Geräts verwendet. Das Kamerabild wird ausschließlich auf dem Gerät ausgewertet, um den QR-Code zu lesen; es werden keine Fotos oder Videos gespeichert oder übertragen. Übermittelt wird nur der Inhalt des QR-Codes. Die Kamera ist nur aktiv, solange der Scanner geöffnet ist. Das Gerät fragt vor der ersten Nutzung nach Ihrer Erlaubnis.

3.4 Anmeldungen

Bei jeder Anmeldung werden Zeitpunkt, Erfolg/Misserfolg, eingegebener Benutzername, IP-Adresse und Browserkennung gespeichert (Schutz vor unberechtigten Zugriffen und Account-Sharing). Anmeldungen über die Mitarbeiter-App werden dabei als solche gekennzeichnet. Anforderungen eines Codes für eine neue PIN und falsche Code-Eingaben werden ebenfalls mit Zeitpunkt und IP-Adresse protokolliert, um Missbrauch zu verhindern.

3.5 Cookie und Speicherung auf dem Gerät

Die Anwendung setzt ausschließlich das Sitzungs-Cookie PHPSESSID. Es enthält eine zufällige Kennung, damit der Server Sie nach der Anmeldung wiedererkennt. Nach 15 Minuten ohne Aktivität wird die Sitzung ungültig und Sie müssen sich neu anmelden.

Nutzen Sie die Mitarbeiter-App, werden zusätzlich auf Ihrem Gerät gespeichert:

• Programmdateien der App (Oberfläche, Logo, QR-Leser), damit die App schnell startet und auch ohne Verbindung eine Meldung anzeigen kann. Diese Dateien enthalten keine personenbezogenen Daten.
• Ihr Loginname, damit Sie ihn nicht bei jeder Anmeldung neu eingeben müssen. Ihre PIN wird nicht gespeichert.
• Der zuletzt geladene Text von Impressum und Datenschutzerklärung, damit er auch ohne Verbindung lesbar ist.

Diese Angaben verlassen Ihr Gerät nicht und werden nicht zu Tracking-, Analyse- oder Werbezwecken genutzt. Sie können sie jederzeit löschen, indem Sie die App vom Startbildschirm entfernen bzw. die Website-Daten im Browser löschen. Es gibt keine Tracking-, Analyse- oder Werbe-Cookies. Rechtsgrundlage: § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

3.6 Server-Log-Dateien

Der Hosting-Anbieter speichert beim Aufruf der Seiten automatisch IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Seite, Browser und Betriebssystem. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (sicherer und stabiler Betrieb). Speicherdauer: nach den Vorgaben des Hosting-Anbieters.

3.7 E-Mails

• PIN zurücksetzen: Auf Anforderung senden wir an die hinterlegte E-Mail-Adresse einen Link (Webseite) bzw. einen 6-stelligen Code (Mitarbeiter-App), mit dem Sie eine neue PIN festlegen können. Der Code ist 15 Minuten gültig, verfällt nach fünf falschen Eingaben und wird nur als kryptografischer Hash gespeichert (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).
• Betriebliche Hinweise an die Einsatzleitung: Ist eine laufende Schicht nicht besetzt, ist jemand nach Schichtende noch eingecheckt oder versucht jemand, sich auf eine bereits volle Schicht zu buchen, erhält eine interne Adresse der Einsatzleitung eine E-Mail mit Objekt, Schichtzeit und den Namen der betroffenen Beschäftigten (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO – Sicherstellung der Bewachungsleistung).

Der Versand erfolgt über den Mailserver des Hosting-Anbieters des Betreibers.

3.8 Push-Benachrichtigungen für die Einsatzleitung

Administratoren und Disponenten können unter „Handy-Benachrichtigung“ freiwillig für einzelne Geräte (Handy, Tablet, PC) Push-Benachrichtigungen aktivieren. Ist eine laufende Schicht nicht besetzt, erhalten sie dann zusätzlich zur E-Mail eine Benachrichtigung auf diesen Geräten. Beschäftigte am Scanner erhalten keine Push-Benachrichtigungen; für sie wird diese Funktion nicht geladen.

• Gespeichert wird je Gerät: das zugehörige Benutzerkonto, die vom Browser vergebene Zustelladresse beim Push-Dienst (eine zufällige Kennung), zwei kryptografische Schlüssel des Geräts zur Verschlüsselung der Nachrichten, eine Gerätebezeichnung aus der Browserkennung (z. B. „Android · Chrome“), der Zeitpunkt der Aktivierung und der letzten erfolgreichen Zustellung.
• Inhalt einer Benachrichtigung: Objekt, ggf. Subunternehmen, Schichtzeit, Anzahl der eingecheckten und offenen Plätze sowie ein Link zum Live-Monitor. Namen von Beschäftigten werden in Push-Benachrichtigungen nicht übermittelt, weil sie auf dem Sperrbildschirm sichtbar sein können.
• Zustellung: Push-Benachrichtigungen werden technisch über den Push-Dienst des Herstellers des jeweiligen Browsers bzw. Betriebssystems zugestellt – je nach Gerät Google (Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland; Muttergesellschaft Google LLC, USA; z. B. Chrome, Edge, Samsung Internet auf Android), Apple (Apple Inc., One Apple Park Way, Cupertino, CA 95014, USA; Safari auf iPhone, iPad und Mac), Mozilla (Mozilla Corporation, 2 Harrison Street, San Francisco, CA 94105, USA; Firefox) oder Microsoft (Microsoft Corporation, One Microsoft Way, Redmond, WA 98052, USA; Edge unter Windows). Der Inhalt jeder Benachrichtigung ist Ende-zu-Ende verschlüsselt (Verfahren nach RFC 8291): Nur das empfangende Gerät kann ihn lesen, nicht der Push-Dienst. Der Push-Dienst erhält die Zustelladresse, den Zeitpunkt und die verschlüsselte Nachricht sowie eine Kontaktadresse des Betreibers. Eine Übermittlung in die USA kann dabei nicht ausgeschlossen werden. Google LLC ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert; für die übrigen Anbieter gelten deren eigene Garantien nach Art. 44 ff. DSGVO. Da der Inhalt verschlüsselt ist, erhalten die Push-Dienste keine Angaben zu Schichten oder Beschäftigten.
• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO (schnelle Information der Einsatzleitung zur Sicherstellung der Bewachungsleistung). Die Nutzung ist freiwillig; die Warnung per E-Mail bleibt unabhängig davon bestehen. Der Zugriff auf das Endgerät erfolgt erst nach Ihrer Erlaubnis im Browser (§ 25 Abs. 1 TDDDG).
• Abschalten und Löschung: Sie können Push-Benachrichtigungen jederzeit unter „Handy-Benachrichtigung“ für ein Gerät abschalten oder ein Gerät aus der Liste entfernen; die Daten des Geräts werden dann sofort gelöscht. Sie werden außerdem automatisch gelöscht, wenn der Push-Dienst meldet, dass das Gerät nicht mehr erreichbar ist (z. B. Browserdaten gelöscht, Benachrichtigungen in den Geräteeinstellungen widerrufen), sowie spätestens beim nächsten Versand einer Benachrichtigung, nachdem das Konto deaktiviert oder die Rolle geändert wurde.

4. Rechtsgrundlagen

Die Verarbeitung der Daten von Beschäftigten erfolgt zur Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, Art. 88 DSGVO i. V. m. § 26 BDSG) und zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten, insbesondere der Aufzeichnung der Arbeitszeit (§ 16 Abs. 2 ArbZG) und der Pflichten im Bewachungsgewerbe (§ 34a GewO, BewachV) (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).

Die Standortprüfung beim Scan und die Protokollierung von Anmeldungen und Fehlscans beruhen auf unserem berechtigten Interesse an korrekten Arbeitszeitnachweisen und der Absicherung der Anwendung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

5. Empfänger der Daten

• Intern: Administratoren und Disponenten im Rahmen ihrer Aufgaben. Beschäftigte sehen nur ihre eigenen Daten.
• Subunternehmen: Ein Subunternehmen sieht ausschließlich die eigenen Beschäftigten sowie die ihm zugewiesenen Schichten. Die Zusammenarbeit ist in einem Vertrag nach Art. 26 bzw. Art. 28 DSGVO geregelt.
• Betreiber der Anwendung: Der im Impressum genannte Anbieter stellt TimeSecPlan bereit und hat im Rahmen von Wartung und Support Zugriff auf die Daten (Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO).
• Hosting-Anbieter: ein Hosting-Anbieter in Deutschland betreibt Server und Datenbank als Unterauftragsverarbeiter des Betreibers (Art. 28 Abs. 4 DSGVO).
• Push-Dienste: Nur bei aktivierten Push-Benachrichtigungen der Einsatzleitung der Push-Dienst des jeweiligen Browserherstellers; er erhält ausschließlich verschlüsselte Nachrichten (siehe 3.8).

6. Externe Dienste in der Objektverwaltung und der Objektkarte

Nur in der Objektverwaltung (Zugriff ausschließlich für Administratoren und Disponenten) und in der Objektkarte (Administratoren, Disponenten, Benutzer mit Leserecht und Subunternehmen) werden beim Aufruf bzw. bei Nutzung folgende externe Dienste eingebunden. Dabei wird technisch bedingt Ihre IP-Adresse sowie Browserinformation an den jeweiligen Anbieter übertragen. Für Beschäftigte am Scanner und in der Mitarbeiter-App werden diese Dienste nicht geladen.

• Leaflet über unpkg.com: Die Kartenbibliothek Leaflet wird von dem öffentlichen Content-Delivery-Network unpkg.com geladen. Eine Übermittlung in Drittländer (z. B. USA) kann dabei nicht ausgeschlossen werden.
• OpenStreetMap-Kartenkacheln: Die Kartendarstellung wird von Servern der OpenStreetMap Foundation (St John’s Innovation Centre, Cowley Road, Cambridge, CB4 0WS, Vereinigtes Königreich) geladen. Für das Vereinigte Königreich besteht ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission. Datenschutzhinweise: osmfoundation.org/wiki/Privacy_Policy
• Nominatim (Adresssuche): Wird in der Objektverwaltung eine Adresse gesucht, wird der Suchbegriff an den Dienst Nominatim der OpenStreetMap Foundation übermittelt, um die Koordinaten zu ermitteln.
• Google Maps (nur per Klick): Über das Symbol 🗺️ in der Objektverwaltung kann die Position eines Objekts in Google Maps geöffnet werden. Im Dashboard können Administratoren, Disponenten, Benutzer mit Leserecht und Subunternehmen (nur für eigene Beschäftigte) über „📍 orten“ den Standort anzeigen lassen, an dem sich eine gerade eingecheckte Person beim Check-In befand. Erst durch diesen Klick wird eine Verbindung zu Google (Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland; Muttergesellschaft Google LLC, USA) aufgebaut. Übermittelt werden die Koordinaten des Objekts bzw. des Check-In-Standorts und die IP-Adresse der klickenden Person; der Name der beschäftigten Person wird nicht übermittelt. Google LLC ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Datenschutzhinweise: policies.google.com/privacy

Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einer komfortablen und genauen Erfassung der Einsatzorte, an einer übersichtlichen Darstellung der Besetzung sowie an der Kontrolle, ob eingecheckte Personen am Einsatzort gebucht haben (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

7. Speicherdauer und Löschung

Die folgenden Fristen werden automatisch einmal täglich angewendet:

• Fehlgeschlagene Scans (inkl. Standort): 90 Tage
• Anmeldeprotokolle (IP-Adresse, Browser): 90 Tage
• Standort bei erfolgreichen Buchungen: wird nach 90 Tagen entfernt; die Buchung selbst bleibt erhalten
• Arbeitszeitbuchungen, Schichten und Einteilungen: 24 Monate (§ 16 Abs. 2 ArbZG: mindestens 2 Jahre)
• Stammdaten: bis zum Ende des Beschäftigungs- bzw. Auftragsverhältnisses. Danach wird das Konto deaktiviert und 3 Monate nach der Deaktivierung automatisch anonymisiert – frühestens jedoch, wenn keine Arbeitszeitnachweise der Person mehr gespeichert sind.
• Geräte für Push-Benachrichtigungen: bis zum Abschalten durch die Person selbst bzw. wie unter 3.8 beschrieben.

Bei der Anonymisierung werden Name, Benutzername, Kontaktdaten, Qualifikation, Bewacher-ID und Zugang entfernt; Anmeldeprotokolle und fehlgeschlagene Buchungsversuche der Person werden gelöscht. Wird ein Konto auf Anfrage anonymisiert, solange noch Arbeitszeitbuchungen aufbewahrt werden müssen, enthalten diese Buchungen danach keinen Namen und keinen Standort mehr und werden nach Ablauf der oben genannten Frist gelöscht.

8. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) sowie das Recht, der Verarbeitung aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, zu widersprechen, soweit sie auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO beruht (Art. 21). Wenden Sie sich dazu an den oben genannten Verantwortlichen.

Sie haben außerdem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO), insbesondere bei der Aufsichtsbehörde des Bundeslandes, in dem der Verantwortliche seinen Sitz hat.

9. Datensicherheit

Die Verbindung ist per TLS verschlüsselt. PINs werden ausschließlich als kryptografischer Hash gespeichert. Push-Benachrichtigungen werden für jedes Gerät einzeln Ende-zu-Ende verschlüsselt. Der Zugriff ist über Rollen und Rechte beschränkt; nach 15 Minuten Inaktivität erfolgt eine automatische Abmeldung.

Informationen für Beschäftigte (Art. 13 DSGVO)

Kurz zusammengefasst, was die Zeiterfassung über Sie speichert:

• Wann Sie sich ein- und ausbuchen, an welchem Objekt und in welcher Schicht – für Ihren Stundenzettel und die gesetzliche Arbeitszeitaufzeichnung.
• Wo Sie sich im Moment des Scans befinden (GPS) – nur um zu prüfen, dass Sie am Einsatzort sind. Außerhalb des Scans wird Ihr Standort nicht erfasst. Der Standort wird nach 90 Tagen gelöscht. Die Einsatzleitung kann Ihren Check-In-Standort auf einer Karte (Google Maps) anzeigen lassen, solange Sie eingecheckt sind.
• Kamera (nur in der Mitarbeiter-App): wird nur zum Lesen des QR-Codes genutzt, solange der Scanner geöffnet ist. Es werden keine Bilder gespeichert oder übertragen.
• Wer Sie sind: Name, Telefonnummer, Qualifikation nach § 34a GewO und Bewacher-ID – für die Einsatzplanung und den gesetzlichen Qualifikationsnachweis. Nach Ihrem Ausscheiden werden diese Angaben 3 Monate nach der Deaktivierung automatisch anonymisiert – frühestens jedoch, wenn keine Arbeitszeitnachweise der Person mehr gespeichert sind.
• Wenn Sie zu einer Schicht nicht eingecheckt sind, wird die Einsatzleitung automatisch per E-Mail informiert; dabei wird Ihr Name genannt. Zusätzlich kann die Einsatzleitung eine Push-Benachrichtigung auf ihr Handy erhalten – darin wird Ihr Name nicht genannt, nur Objekt, Schichtzeit und die Zahl der offenen Plätze.
• Sind Sie bei einem Subunternehmen beschäftigt, sehen sowohl Ihr Arbeitgeber als auch die Einsatzleitung des Auftraggebers Ihre Einplanungen und Buchungen.

Auf Wunsch erhalten Sie eine vollständige Auskunft über alle zu Ihnen gespeicherten Daten. Wenden Sie sich dazu an den oben genannten Verantwortlichen.